Autismiliiton tietosuojaseloste

Tämä on tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja.

1. Henkilötietojen käsittely: Autismiliiton jäsenet sekä tapahtumat, koulutukset, verkostot, projektit ja viestintä

1.1. Rekisterinpitäjä

Autismiliitto ry
y-tunnus: 1515607-5
Pasilanraitio 9 B, 00240 Helsinki

1.2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Johanna Eestilä, hallintosihteeri@autismiliitto.fi, puh. 040 456 0081

1.3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat sopimukset, yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, jäsenpalvelusta ja viestinnästä huolehtiminen jäsenyyden tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

• Järjestö- ja jäsenpalvelut
• Verkostojen ylläpitäminen (mm. Aunet-verkosto)
• Vertais- ja kokemustoiminta
• Viestintä ja tiedottaminen (mm. uutiskirjeet, Autismi-lehti)
• Koulutusten- ja tapahtumien toteuttaminen ja markkinointi
• Jäsenkyselyt ja muut esimerkiksi toiminnan arviointiin sekä tutkimustoimintaan liittyvät kyselyt
• Yhteistyö ja viestintä eri toimijoiden välillä
• Toiminnan kehittäminen

1.4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjän varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä yhdistyksen sääntöjen mukainen yhdistys.

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia jäsenjärjestöjen edustajien, luottamushenkilöiden, vertaisosaajien, vertaisvanhempien, kokemusasiantuntijoiden (samoin kuin näihin tehtäviin vuosittain hakeneiden), kouluttajien ja esiintyjien sekä koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien samoin kuin sidosryhmiin ja verkostoihin osallistuvien henkilötietoja:

• yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot, sähköpostiosoite
• tapahtumien ja koulutusten osallistumistiedot
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja kokousten, tilaisuuksien, tapahtumien ja koulutusten ja muun toiminnan järjestämiseksi:

• nimi
• sähköpostiosoite
• osoitetiedot
• taustaorganisaatio
• mahdolliset erityistarpeet (esim. ruokavalio)
• tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin sekä laskutusta varten tarvittavat tiedot
• muut toiminnan järjestämisen kannalta keskeiset tiedot

Muissa yhteyksissä, mm. kyselyjen, uutiskirjeiden ja muun viestinnän toimittamiseksi rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• Nimi ja yhteystiedot, taustaorganisaatio, sähköpostiosoite
• Kyselyissä myös muut tarvittavat rekisteröidyn suostumuksella annetut tiedot

Verkkopalvelun käyttämiseen liittyvien evästeiden, javascriptin ja palvelinlokien hallinta:

Verkkopalvelun käytön seurantaan ja käyttöä sujuvoittamaan sovellettavat tekniikat ovat yksilöiviä, mutta nimettömiä eikä niitä yhdistetä mahdollisiin henkilötietoihin. Tekniikat ovat hyvin yleisiä, niitä hyödyntävät lähes kaikki verkkopalvelut.

Evästeiden osalta autismiliitto.fi hyödyntää Google Analytics -analytiikkatyökalua, joka asettaa oletusarvoisesti evästeitä, jotka poistuvat viimeistään kahden vuoden kuluttua asettamisesta.

Voit tarkastella ja hallinnoida yksityisyysasetuksiasi selaimesi asetuksissa. Voit tarkastella evästeitä sekä muokata niiden hyväksymisperusteita selaimesi asetuksissa.

1.5. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

1.6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijaa. Rekisterinpitäjä on ulkoistanut IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle (Voicelink Oy), jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Muut ulkoistukset:

• Jäsen- ja postitusrekisteri
• Kirjanpito- ja palkanlaskenta
• Kyselyjen toteuttaminen
• Lehden (Autismi-lehti) postituspalvelu
• Tapahtumahallinta
• Tiedotepalvelu
• Uutiskirjepalvelu
• Vertais- ja kokemustoiminnan asiakastietojärjestelmä

Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tapahtuman tai koulutuksen sekä niihin liittyvien matkojen toteuttamiseksi tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajalle esim. matkatoimistoille tai lentoyhtiölle.

Aunet-verkoston jäsenrekisterin käsittelijöinä ovat alueelliset Alue-Aunet.

1.7. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilö-, ruokavalio ja erityistarvetietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Säilytämme em. tietoja vähintään jäsenyyden arvioinnin tai tutkimuksen aineistokeruiden tai tilauksen keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, valtionavustuksiin liittyvä lainsäädäntö rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Tutkimuksiin liittyvissä kyselyaineistoissa suorat henkilötiedot poistetaan aineiston perustamisvaiheessa.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

1.8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseen kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

1.9. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti hallintosihteeri@autismiliitto.fi.

1.10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

2. Henkilötietojen käsittely: Autismiliiton yhteistyökumppanit, sidosryhmät ja vaikuttaminen, verkkokauppa

2.1. Rekisterinpitäjä

Autismiliitto ry
y-tunnus: 1515607-5
Pasilanraitio 9 B, 00240 Helsinki

2.2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Johanna Eestilä, 040 456 0081, hallintosihteeri@autismiliitto.fi

2.3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat oikeutetut edut, esim. yhteistyösuhteen ylläpito ja hoito, yhteydenpito sidosryhmiin, vaikuttamistoiminnan toteuttaminen sekä sopimusten täytäntöönpano ja rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

• koulutukset
• sopimus- ja muiden lupausten ja velvollisuuksien täyttäminen
• tuotteiden myynti sekä laskutus
• verkkokauppa
• vaikuttaminen
• viestintä
• yhteistyö

2.4. Käsiteltävät henkilötiedot

• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
• yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien tiedot kuten y-tunnus ja niiden yhteyshenkilöitä koskevat tiedot yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
• sopimuksia ja kilpailutuksia koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista
• rekisteröityjen itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme (esim. verkkokauppa) antamat tiedot

2.5. Tietolähteet

Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään ja julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta, viranomaisilta ja muilta luotettavilta tahoilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

2.6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnon ulkopuoliselle palveluntarjoajalle (Voicelink Oy), jonka hallinnoimalla ja suojaamalla palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Muut ulkoistukset:

• Tiedotepalvelu
• Jäsen- ja postitusrekisteri
• Kirjanpito, reskontrat ja palkanlaskenta
• Asiakastietojärjestelmät
• Tapahtumahallintajärjestelmät

2.7. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Säilytämme henkilötietoja vähintään yhteistyön keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Arvioimme säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

2.8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseen kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

2.9. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti osoitteeseen hallintosihteeri@autismiliitto.fi

***
Autismiliitto pidättää oikeuden tietosuojaselostetta koskeviin muutoksiin.